sigma2.styre

sigma2.styre@lister.sigma2.no

186 discussions

[sigma2-styre] Referat fra info-møte 1/15
by Vigdis Guldseth 31 Aug '15

31 Aug '15

Hei. Vedlagt en oppsummering av styrets informasjonsmøte fredag 28. august, til informasjon. Underlag til ordinært styremøte 7. september vil bli tilgjengelig på Agora i løpet av dagen. Mvh Vigdis

1 0

[sigma2-styre] Opplysninger om informasjonsmøte for Sigma2-styret 28. august
by Vigdis Guldseth 24 Aug '15

24 Aug '15

Hei. Sender ut informasjon om det planlagte styremøtet fredag 28. august klokken 09.00 - 12.00. Innkallingsnotatet til møtet ligger vedlagt. På agendaen er det satt opp kun én orienteringssak om utbyggings- og utfasingsstrategi i FORANS. Det vil bli sendt ut et underlag med til sammen 3 dokumenter, herunder: - Notat fra FORANS Notur teknisk gruppe, Notur-TG-U2S-2.pdf (5 sider). Dette notatet inneholder en beskrivelse og oppsummering av leveransen fra den tekniske gruppen. Det har også inkludert en anbefaling om utbyggings -og utfasingsstrategi. Dokumentet bør leses før møtet. - Notur-kriterier-og-alternativer v1.0.xlsx. Regnearket inneholder selve evalueringen. Dette er vedlagt for de som ønsker å se detaljer rundt selve evalueringen. - Notat fra referansegruppen. Notatet inneholder referansegruppen sine kommentarer til leveransen fra FORANS Notur teknisk gruppe. Dokument bør leses før møtet. Alle dokumenter publiseres på Agora i løpet av dagen i dag. (De 2 første er allerede tilgjengelig under mappen Infomøte 1-2015) Vi gjennomfører møtet som en telefonkonferanse fordi noen av styremedlemmene er på reise. Praktiske opplysninger vedrørende telefonkonferansen sendes ut når alt underlag er ferdigstilt. -- Neste styremøte er avtalt mandag 7. september på Radisson Blu Airport Hotell, Gardemoen. Dette er et ordinært styremøte med flere saker på agendaen. Vi gjør styret oppmerksom på at for FORANS vil det være beslutning for utbyggings- og utfasingsstrategi (inkludert antall maskiner som skal anskaffes). Vi har tidligere forsøkt å finne dato for et styremøte i midten av oktober. Dette vil være et fysisk møte på Gardermoen (alternativt en kombinasjon av fysisk møte og telefonkonferanse, dersom noen er forhindret fra å være tilstede). Det er nødvendig å flytte tidspunktet for dette møtet til begynnelsen av november. Dere kan derfor bare se bort ifra den doodlen som ble sendt ut 2. juli, vi følger opp dato for dette møtet på et senere tidspunkt. Mvh Vigdis -- UNINETT Sigma2 AS

1 1

[sigma2-styre] Finne dato for Sigma2 styremøte 5/15 i oktober
by Vigdis Guldseth 02 Jul '15

02 Jul '15

Hei. Forprosjektet for ny anskaffelse (FORANS) har tidligere orientert styret om planlagte beslutningspunkt. FORANS-prosjektet følger så langt sin plan, og det er planlagt å ha beslutningsunderlag for driftsmodell og plassering av anlegg klart i midten av oktober også. Det er derfor et behov for å avtale et ekstra styremøte for Sigma2 i tilknytning til dette. En oversikt over fremtidige Sigma2 styremøter i 2015 blir etter dette: - Styremøte 3/15 er avtalt fredag 28. august klokken 09.00 - 12.00 (video/telefonkonferanse). FORANS blir eneste sak på agendaen, med orientering til styret om utbyggings- og utfasingsstrategi. - Styremøte 4/15 er avtalt mandag 7. september på Radisson Blu Airport Hotell, Gardemoen. Dette er et ordinært styremøte med flere saker på agendaen. For FORANS vil det være beslutning for utbyggings- og utfasingsstrategi (inkludert antall anlegg som skal anskaffes). - Nytt styremøte 5/15 planlegges i midten av oktober for beslutning om fysisk plassering og driftsmodell. Dette vil være et fysisk møte på Gardermoen (alternativt en kombinasjon av fysisk møte og telefonkonferanse, dersom noen er forhindret fra å være tilstede). Vi ber dere derfor om besvare doodlen nedenfor slik at vi kan blir enige om tidspunkt. Ferien har kanskje startet for flere av dere, og vi kommer uansett til å følge opp denne i midten av august. http://doodle.com/rt4zxmm9y9925agd Merk at det også kan bli behov for et møte i november for å vedta Strategi og plan for selve anskaffelsen, men dette vil være avhengig av om det oppstår forsinkelser knyttet til tidligere beslutningspunkter. For ordens skyld: styremøte 6/15 er avtalt fredag 4. desember, kl. 09.00 - 15.00, på Værnes, Trondheim. Til informasjon sender vi dere også en oppsummering av status i Forprosjekt for anskaffelser, som ble sendt til IT-direktørene sist uke. Med ønske om en god sommer. Vennlig hilsen Vigdis -- Sigma2

1 0

Re: [sigma2-styre] Styrebehandling av sak 19-15
by Gunnar Bøe 19 Jun '15

19 Jun '15

Hei, Takk for tilbakemeldinger ang. sak 19/15 - Retningslinjer for RFK. Vi oppdaterer retningslinjene i tråd med deres innspill. Det tok litt tid å få gått gjennom alle referater og tidligere korrespondanse rundt dette. Se også våre utfyllende kommentarer til punktene: 1. Ang. bakgrunn for RFK arbeidsgruppe. Denne arbeidsgruppen har eksistert i Notur siden 2008, opprinnelig initiert av daværende Sigma-leder Jacko Koster. Gruppen ble etablert som en teknisk støtte til administrasjonens arbeid med tildelinger av e-infrastrukturressurser. Et viktig moment i dette var spesielt teknisk kompetanse i forhold til hvilken maskin som var best eget for det enkelte prosjekt. Gruppen har et mandat som beskriver oppgaver og sammensetning. Mandat er vedlagt mailen, til styrets informasjon. Administrasjonen vil også gjøre arbeidsgruppens mandat tilgjengelig på lik linje med RFKs mandat og retningslinjer. 2. Ang. kommentarer til følgende setning: "Applicants should not reply to the experts' written assessments prior to the evaluation of the proposals". Det er viktig å skille mellom å kommentere/klage på tildelingen og det å kommentere ekspertuttalelser. Det skal ikke være dialog mellom søkere og eksterne eksperter i forkant av RFKs tildeling. Søkere kan kommentere/klage på tildeling når denne er foretatt, og Sigma2 mottar klagene direkte via saksbehandlersystemet RT. 3. Ang. kommentar knyttet til NorStore allokering: "NorStore: All active allocations should be reviewed yearly (at a minimum) based on submitted reports, under (and over-) usage of allocated resources and the groups agility in making effective use of the granted allocations". Det er korrekt, slik Nathalie påpeker, at dette ble diskutert på siste RFK-møtet. Detaljer fra denne diskusjonen er ikke referatført, og ble heller ikke etterspurt under godkjenningprosessen av RFK referatet. Administrasjonen har fulgt opp RFKs ønske ved å inkludere følgende informasjon i NorStore tildelingsbrev: "The allocation(s) above are valid for the specified allocation period. The administration has registered the future resource needs provided in your application. Such future resource requests will be considered at the corresponding RFK meetings. The committee will always strive to fulfill the requested resources on a best effort basis. It is therefore not necessary to submit requests again if your last application for the coming period is still correct and valid. The latest application is always taken as the current. In general, projects can expect to be allocated at least the same amount of resources for a given period as in the previous period, provided the usage has been as indicated and the requirements are similar to prior periods". Vi tar til etterretning at informasjonen også skal inn retningslinjene, og foreslår følgende setning: "All active allocations should be reviewed yearly (at a minimum) based on submitted reports, under (and over-) usage of allocated resources and the groups agility in making effective use of the granted allocations. Provided the usage from the previous allocation period is within the guidelines for allocation (no severe under-usage) the awarded resources should be guaranteed for requested periods in the future". 4. Ang. kommentar knyttet til kreditering av ressurser: "Projects must be encouraged to acknowledge the use of the national e-infrastructure in their publications". Kravet om rapportering er tydeliggjort i tildelingsbrev gjennom et avsnitt knyttet til Mandatory Reporting. Vi vil også tilføye en eksplisitt setning, ved utsending av tildelingsbrev for neste periode. Det er i tillegg inkludert et obligatorisk felt knyttet til obligatorisk rapportering i ny søknadsweb. Når det gjelder å få sendt de oppdaterte retningslinjene til RFK før de gikk til styret så kom vi i tidsnød og vår vurdering var at siden vi hadde tatt inn alle ønsker fra RFK var det bedre å få tatt med dokumentet i styremøtet. Vi burde ha avklart dette med RFK først og vi beklager dette overfor styret og vil også orientere og beklage dette overfor RFK. Mvh, Gunnar Bøe On 15/06/2015 14:48, Heidi Ekrem wrote: > Hei, > > det samme fra meg! > > Mvh Heidi Ekrem > > Sendt fra min iPhone > >> Den 15. jun. 2015 kl. 09.33 skrev Petter Kongshaug <petter.kongshaug(a)uninett.no>: >> >> >> Slutter meg til. >> >> Petter >> >> >>> -----Original Message----- >>> From: sigma2-styre-request(a)uninett.no [mailto:sigma2-styre- >>> request(a)uninett.no] On Behalf Of Morten Dæhlen >>> Sent: Sunday, June 14, 2015 9:26 PM >>> To: sigma2-styre(a)uninett.no; Anne Borg >>> Cc: Vigdis Guldseth; Gunnar Bøe >>> Subject: Re: [sigma2-styre] Styrebehandling av sak 19-15 >>> >>> Hei, >>> >>> Har nå endelig fått sett litt mer på dette, og har ingen kommentarer utover det >>> som har fremkommet fra Natalie, Kenneth og Anne. >>> >>> Mvh >>> Morten >>> >>> >>>> 13. juni 2015 kl. 15:25 skrev Anne Borg <anne.borg(a)ntnu.no>: >>>> >>>> Hei, >>>> >>>> Det ble lørdag og ikke fredag dessverre fra min side. Her kommer noen >>>> innspill fra meg. >>>> >>>> 1. Gjennomgående er retningslinjene veldig bra. >>>> >>>> 2. Jeg støtter innspillet fra Kenneth om at definere/synliggjøre hvem >>>> "working group" er. Jeg støtter også at vi skal forvente av >>>> prosjektene som får tildelt ressurser skal synliggjøre dette gjennom: >>>> "Projects are required to acknowledgeŠ." >>>> >>>> 3. Jeg støtter forslaget fra Natalie i forhold til formuleringen for AUS. >>>> >>>> 4. Jeg er enig med Natalie om presiseringen knyttet til NorStore, som >>>> bør være tilsvarende som for Notur om tildelt ressurs ikke blir benyttet. >>>> >>>> 5. Jeg leser setningen "Applicants should not reply to the >>>> experts´written assessments prior to the evaluate of the proposals." >>>> slik at ekspertuttalelsene ikke skal gå til søkerne før endelig >>>> evaluating og allokering er gjennomført. Dette er i tråd med standard >>>> prosedyrer i Forskningsrådet. Søkerne vil uansett ha mulighet til å >>>> klage på endelig vedtak. Om jeg har forstått dette riktig, så kan det >>>> være at en kunne skrive setningen annerledes: ""Applicants will >>>> receive the experts´ written assessments together with the allocation decision." >>>> >>>> 6. Om RFK har hatt noen kommentarer til teksten som ikke er >>>> innarbeidet, bør styret få kjennskap til disse kommentarene. >>>> >>>> Hilsen Anne >>>> ---------------------------------------- >>>> Dean, professor Anne Borg >>>> Faculty of Natural Sciences and Technology NTNU >>>> Phone: +47 7359 3413 >>>> Mobile: +47 4166 2984 >>>> E-mail: anne.borg(a)ntnu.no >>>> >>>> >>>> >>>> >>>> >>>> >>>>> On 05.06.15 15:05, "Vigdis Guldseth" <vigdis.guldseth(a)uninett.no> wrote: >>>>> >>>>> Hei igjen. >>>>> >>>>> På siste styremøte 11. mai ble det ikke tilstrekkelig tid til å >>>>> diskutere sak 19/15: Retningslinjer for RFK. Styret vedtok derfor å >>>>> behandle denne saken per epost i etterkant av styremøtet. >>>>> Vedlagt ligger utkastet til retningslinjer, samt forslag til vedtak. >>>>> >>>>> Administrasjonen ber styret om eventuelle kommentarer til RFKs >>>>> retningslinjer innen fredag 12. juni klokken 16, samt >>>>> styremedlemmenes aksept i tråd med forslag til vedtak. >>>>> >>>>> Mvh >>>>> Vigdis >>>>> >>>>> På vegne av >>>>> Gunnar

1 0

Re: [sigma2-styre] Styrebehandling av sak 19-15
by Anne Borg 15 Jun '15

15 Jun '15

Hei, Det ble lørdag og ikke fredag dessverre fra min side. Her kommer noen innspill fra meg. 1. Gjennomgående er retningslinjene veldig bra. 2. Jeg støtter innspillet fra Kenneth om at definere/synliggjøre hvem "working group" er. Jeg støtter også at vi skal forvente av prosjektene som får tildelt ressurser skal synliggjøre dette gjennom: "Projects are required to acknowledgeŠ." 3. Jeg støtter forslaget fra Natalie i forhold til formuleringen for AUS. 4. Jeg er enig med Natalie om presiseringen knyttet til NorStore, som bør være tilsvarende som for Notur om tildelt ressurs ikke blir benyttet. 5. Jeg leser setningen "Applicants should not reply to the experts´written assessments prior to the evaluate of the proposals." slik at ekspertuttalelsene ikke skal gå til søkerne før endelig evaluating og allokering er gjennomført. Dette er i tråd med standard prosedyrer i Forskningsrådet. Søkerne vil uansett ha mulighet til å klage på endelig vedtak. Om jeg har forstått dette riktig, så kan det være at en kunne skrive setningen annerledes: ""Applicants will receive the experts´ written assessments together with the allocation decision." 6. Om RFK har hatt noen kommentarer til teksten som ikke er innarbeidet, bør styret få kjennskap til disse kommentarene. Hilsen Anne ---------------------------------------- Dean, professor Anne Borg Faculty of Natural Sciences and Technology NTNU Phone: +47 7359 3413 Mobile: +47 4166 2984 E-mail: anne.borg(a)ntnu.no On 05.06.15 15:05, "Vigdis Guldseth" <vigdis.guldseth(a)uninett.no> wrote: >Hei igjen. > >På siste styremøte 11. mai ble det ikke tilstrekkelig tid til å diskutere >sak 19/15: Retningslinjer for RFK. Styret vedtok derfor å behandle denne >saken per epost i etterkant av styremøtet. >Vedlagt ligger utkastet til retningslinjer, samt forslag til vedtak. > >Administrasjonen ber styret om eventuelle kommentarer til RFKs >retningslinjer innen fredag 12. juni klokken 16, samt styremedlemmenes >aksept i tråd med forslag til vedtak. > >Mvh >Vigdis > >På vegne av >Gunnar > >

4 3

[sigma2-styre] Tidspunkt for styremøte i august - nytt forsøk
by Vigdis Guldseth 12 Jun '15

12 Jun '15

Hei. På grunn av flere forfall til de opprinnelig foreslåtte datoene, gjør vi et nytt forsøk på å finne et tidspunkt for styremøtet (telefonmøtet) i august. Nedenfor er link til en ny doodle, med ulike tidspunkt i hele uke 35 (fra 24. - 28. august). http://doodle.com/seusx9utd62vc5ku Dersom resultatet blir at styremøtet gjennomføres i slutten av denne uken, dvs. 27. eller 28. august, kan det være aktuelt å måtte forskyve det oppsatte styremøtet 7. september. Dette kommer vi evt. tilbake til. Fint om dere kan besvare denne i løpet av et par dager (senest innen onsdag 10. juni, klokken 16.00). Mvh Vigdis --- Vigdis Guldseth Seniorrådgiver UNINETT Sigma2 AS Tlf.: 415 69 127

3 3

[sigma2-styre] Styrebehandling av sak 19-15
by Vigdis Guldseth 12 Jun '15

12 Jun '15

Hei igjen. På siste styremøte 11. mai ble det ikke tilstrekkelig tid til å diskutere sak 19/15: Retningslinjer for RFK. Styret vedtok derfor å behandle denne saken per epost i etterkant av styremøtet. Vedlagt ligger utkastet til retningslinjer, samt forslag til vedtak. Administrasjonen ber styret om eventuelle kommentarer til RFKs retningslinjer innen fredag 12. juni klokken 16, samt styremedlemmenes aksept i tråd med forslag til vedtak. Mvh Vigdis På vegne av Gunnar

5 4

[sigma2-styre] Tidspunkt for Sigma2 styremøte i august
by Vigdis Guldseth 08 Jun '15

08 Jun '15

Hei. I forrige styremøte ble det bestemt at vi skulle ha et ekstra styremøte rett etter ferien, relatert til sak om forprosjektet for anskaffelser (FOR-ANS), ref.: "Styret diskuterte også prosjektets første versjon av kriteria og prioritering (tabell i saksunderlaget) ved arbeidet med endring av dagens struktur. Det ble foreslått å avholde et nytt styremøte (video/telefonmøte) like etter sommerferien for videre behandling av denne saken." Det viktigste underlaget for dette styremøtet kommer fra den tekniske arbeidsgruppen for Notur (HPC/beregning). De har nå hatt sitt første møte og detaljplanlagt sitt arbeid. Gruppen vil ha en første utgave av sitt Utbyggings- og utfasingsdokument klart den 10. august. Det vil også gi oss en mulighet til å legge dette frem for referansegruppen, i forkant av styremøtet. Samtidig må vi prøve å sørge for litt tid mellom dette styremøtet og det neste ordinære styremøte den 7. september. Vi foreslår derfor 20. august for et video/telefonmøte, men med alternative datoer 19. eller 21. august. Vennligst fyll inn dine preferanser på følgende link: http://doodle.com/pxsiwsp5evh6snse Mvh, Vigdis på vegne av Gunnar --- Vigdis Guldseth Seniorrådgiver UNINETT Sigma2 AS Tlf.: 415 69 127

3 2

Re: [sigma2-styre] Tidspunkt for Sigma2 styremøte i august
by Anne Borg 05 Jun '15

05 Jun '15

Hei, Jeg er på Svalbard 18.20. August, så dette tidsrommet er umulig. Jeg kan få til et telefonmøte, fortrinnsvis tidlig eller seint på dagen 21.08. Jeg har i utgangspunktet en avtale hele denne dagen. Hilsen Anne ---------------------------------------- Dean, professor Anne Borg Faculty of Natural Sciences and Technology NTNU Phone: +47 7359 3413 Mobile: +47 4166 2984 E-mail: anne.borg(a)ntnu.no On 05.06.15 14:06, "Vigdis Guldseth" <vigdis.guldseth(a)uninett.no> wrote: >Hei. > >I forrige styremøte ble det bestemt at vi skulle ha et ekstra styremøte >rett etter ferien, relatert til sak om forprosjektet for anskaffelser >(FOR-ANS), ref.: > >"Styret diskuterte også prosjektets første versjon av kriteria og >prioritering (tabell i saksunderlaget) ved arbeidet med endring av dagens >struktur. Det ble foreslått å avholde et nytt styremøte >(video/telefonmøte) like etter sommerferien for videre behandling av >denne saken." > >Det viktigste underlaget for dette styremøtet kommer fra den tekniske >arbeidsgruppen for Notur (HPC/beregning). De har nå hatt sitt første møte >og detaljplanlagt sitt arbeid. >Gruppen vil ha en første utgave av sitt Utbyggings- og utfasingsdokument >klart den 10. august. Det vil også gi oss en mulighet til å legge dette >frem for referansegruppen, i forkant av styremøtet. >Samtidig må vi prøve å sørge for litt tid mellom dette styremøtet og det >neste ordinære styremøte den 7. september. > >Vi foreslår derfor 20. august for et video/telefonmøte, men med >alternative datoer 19. eller 21. august. > >Vennligst fyll inn dine preferanser på følgende link: >http://doodle.com/pxsiwsp5evh6snse > >Mvh, >Vigdis > >på vegne av >Gunnar > > > > >--- >Vigdis Guldseth >Seniorrådgiver >UNINETT Sigma2 AS >Tlf.: 415 69 127 >

2 1

Re: [sigma2-styre] Innkalling til generalforsamling i UNINETT Sigma2 torsdag 28. mai
by Anne Borg 22 Mai '15

22 Mai '15

Hei Vigdis, Jeg deltar ikke på generalforsamlingen. Hilsen Anne ---------------------------------------- Dean, professor Anne Borg Faculty of Natural Sciences and Technology NTNU Phone: +47 7359 3413 Mobile: +47 4166 2984 E-mail: anne.borg(a)ntnu.no On 22.05.15 09:03, "Vigdis Guldseth" <vigdis.guldseth(a)uninett.no> wrote: >Hei. > >Ordinær generalforsamling i UNINETT Sigma2 avholdes torsdag 28. mai >klokken 12.30 - 12.30 på Scandic Hell Hotell, Værnes. > >Innkalling og sakspapirer til generalforsamlingen er lagt ut på Agora, i >mappen "Generalforsamling 2015". >https://agora.uninett.no/group/uninett-sigma2-styre/gruppe >Vi gjør oppmerksom på at Sigma2-styret har sett samtlige dokumenter før, >med unntak av dokumentet "Sigma2 e-infrastructure services - Project >description", som er vedlagt sak 02/15 (behandlet i interimsstyret i sak >43) > >Styret i UNINETT Sigma2 er invitert til generalforsamlingen, men det >forventes ikke at hele styret er tilstede. >Det er vanligvis kun styreleder og daglig leder i UNINETT Sigma2 som >deltar på Generalforsamlingen. > >Mvh >Vigdis G. > >--- >Vigdis Guldseth >Seniorrådgiver >UNINETT Sigma2 AS >Tlf.: 415 69 127 >

1 0

Jump to page:

2025

2024

2023

2022

2021

2020

2019

2018

2017

2016

2015

sigma2.styre