Kjære styre,
Administrasjonen har behov for å gjennomføre et forenklet styremøte i forbindelse med at Folkehelseinstituttet har økt behov for regneressurser for deres analyser på smitteutbredelse/vaksinasjonsstrategi under COVID-19-pandemien. Grunnen til at dette kjøres som eget forenklet styremøte før det ordinære styremøtet 9. mars, er tidspress for å få på plass ekstra kapasitet så raskt som mulig. Merk at punkt 3.d) i styreinstruks åpner for at epost-behandling kan avbrytes og at saken heller behandles 9. mars. Ellers set vi pris på svar så raskt som mulig.
Utfyllende informasjon er i vedlagt dokument: Sak 04-21 – Utvidelse av kapasitet på Saga
Styremøtet avholdes på epost, ref. Styreinstruks punkt 2.3: «3. Dersom styrelederen finner at det forsvarlig kan gjennomføres at saker behandles uten å holde møte, kan det skje ved at saken(e) forelegges styremedlemmene skriftlig eller behandles på annen betryggende måte, f.eks. på epost. Dersom et styremedlem eller administrerende direktør krever møtebehandling, skal likevel behandlingen skje i møte. For behandling av styresaker via epost gjelder følgende prosedyre: a) Grunnlagsdokumenter for saken oversendes elektronisk til alle styremedlemmer. b) Daglig leder formulerer forslag til vedtak. c) Styret får 1 uke til å kommentere saken elektronisk. d) Vedtak fattes ved at styremedlemmene avgir stemme. Alle styremedlemmene må avgi stemme for at vedtaket skal være gyldig. Før vedtaket er fattet kan et hvert styremedlem avbryte prosessen ved å kreve at saken i stedet tas opp på neste styremøte. e) Sak og vedtak presenteres på neste styremøte for arkivering.»
Du kan avgi stemme ved å svare på denne epost med f.eks.:
Stemmer for vedtak der styret godkjenner anskaffelse for utvidelse av Saga med kostnadsramme på NOK 11 077 788 og gir daglig leder fullmakt til å undertegne anskaffelsen
Vennleg helsing,