Hei,
Takk for tilbakemeldinger ang. sak 19/15 - Retningslinjer for RFK. Vi oppdaterer retningslinjene i tråd med deres innspill.
Det tok litt tid å få gått gjennom alle referater og tidligere korrespondanse rundt dette.
Se også våre utfyllende kommentarer til punktene:
1. Ang. bakgrunn for RFK arbeidsgruppe.
Denne arbeidsgruppen har eksistert i Notur siden 2008, opprinnelig initiert av daværende Sigma-leder Jacko Koster. Gruppen ble etablert som en teknisk støtte til administrasjonens arbeid med tildelinger av e-infrastrukturressurser. Et viktig moment i dette var spesielt teknisk kompetanse i forhold til hvilken maskin som var best eget for det enkelte prosjekt. Gruppen har et mandat som beskriver oppgaver og sammensetning. Mandat er vedlagt mailen, til styrets informasjon. Administrasjonen vil også gjøre arbeidsgruppens mandat tilgjengelig på lik linje med RFKs mandat og retningslinjer.
2. Ang. kommentarer til følgende setning: "Applicants should not reply to the experts' written assessments prior to the evaluation of the proposals".
Det er viktig å skille mellom å kommentere/klage på tildelingen og det å kommentere ekspertuttalelser. Det skal ikke være dialog mellom søkere og eksterne eksperter i forkant av RFKs tildeling.
Søkere kan kommentere/klage på tildeling når denne er foretatt, og Sigma2 mottar klagene direkte via saksbehandlersystemet RT.
3. Ang. kommentar knyttet til NorStore allokering: "NorStore: All active allocations should be reviewed yearly (at a minimum) based on submitted reports, under (and over-) usage of allocated resources and the groups agility in making effective use of the granted allocations".
Det er korrekt, slik Nathalie påpeker, at dette ble diskutert på siste RFK-møtet. Detaljer fra denne diskusjonen er ikke referatført, og ble heller ikke etterspurt under godkjenningprosessen av RFK referatet. Administrasjonen har fulgt opp RFKs ønske ved å inkludere følgende informasjon i NorStore tildelingsbrev:
"The allocation(s) above are valid for the specified allocation period. The administration has registered the future resource needs provided in your application. Such future resource requests will be considered at the corresponding RFK meetings. The committee will always strive to fulfill the requested resources on a best effort basis. It is therefore not necessary to submit requests again if your last application for the coming period is still correct and valid. The latest application is always taken as the current. In general, projects can expect to be allocated at least the same amount of resources for a given period as in the previous period, provided the usage has been as indicated and the requirements are similar to prior periods".
Vi tar til etterretning at informasjonen også skal inn retningslinjene, og foreslår følgende setning:
"All active allocations should be reviewed yearly (at a minimum) based on submitted reports, under (and over-) usage of allocated resources and the groups agility in making effective use of the granted allocations. Provided the usage from the previous allocation period is within the guidelines for allocation (no severe under-usage) the awarded resources should be guaranteed for requested periods in the future".
4. Ang. kommentar knyttet til kreditering av ressurser: "Projects must be encouraged to acknowledge the use of the national e-infrastructure in their publications".
Kravet om rapportering er tydeliggjort i tildelingsbrev gjennom et avsnitt knyttet til Mandatory Reporting. Vi vil også tilføye en eksplisitt setning, ved utsending av tildelingsbrev for neste periode. Det er i tillegg inkludert et obligatorisk felt knyttet til obligatorisk rapportering i ny søknadsweb.
Når det gjelder å få sendt de oppdaterte retningslinjene til RFK før de gikk til styret så kom vi i tidsnød og vår vurdering var at siden vi hadde tatt inn alle ønsker fra RFK var det bedre å få tatt med dokumentet i styremøtet.
Vi burde ha avklart dette med RFK først og vi beklager dette overfor styret og vil også orientere og beklage dette overfor RFK.
Mvh,
Gunnar Bøe
On 15/06/2015 14:48, Heidi Ekrem wrote:
> Hei,
>
> det samme fra meg!
>
> Mvh Heidi Ekrem
>
> Sendt fra min iPhone
>
>> Den 15. jun. 2015 kl. 09.33 skrev Petter Kongshaug <petter.kongshaug(a)uninett.no>:
>>
>>
>> Slutter meg til.
>>
>> Petter
>>
>>
>>> -----Original Message-----
>>> From: sigma2-styre-request(a)uninett.no [mailto:sigma2-styre-
>>> request(a)uninett.no] On Behalf Of Morten Dæhlen
>>> Sent: Sunday, June 14, 2015 9:26 PM
>>> To: sigma2-styre(a)uninett.no; Anne Borg
>>> Cc: Vigdis Guldseth; Gunnar Bøe
>>> Subject: Re: [sigma2-styre] Styrebehandling av sak 19-15
>>>
>>> Hei,
>>>
>>> Har nå endelig fått sett litt mer på dette, og har ingen kommentarer utover det
>>> som har fremkommet fra Natalie, Kenneth og Anne.
>>>
>>> Mvh
>>> Morten
>>>
>>>
>>>> 13. juni 2015 kl. 15:25 skrev Anne Borg <anne.borg(a)ntnu.no>:
>>>>
>>>> Hei,
>>>>
>>>> Det ble lørdag og ikke fredag dessverre fra min side. Her kommer noen
>>>> innspill fra meg.
>>>>
>>>> 1. Gjennomgående er retningslinjene veldig bra.
>>>>
>>>> 2. Jeg støtter innspillet fra Kenneth om at definere/synliggjøre hvem
>>>> "working group" er. Jeg støtter også at vi skal forvente av
>>>> prosjektene som får tildelt ressurser skal synliggjøre dette gjennom:
>>>> "Projects are required to acknowledgeŠ."
>>>>
>>>> 3. Jeg støtter forslaget fra Natalie i forhold til formuleringen for AUS.
>>>>
>>>> 4. Jeg er enig med Natalie om presiseringen knyttet til NorStore, som
>>>> bør være tilsvarende som for Notur om tildelt ressurs ikke blir benyttet.
>>>>
>>>> 5. Jeg leser setningen "Applicants should not reply to the
>>>> experts´written assessments prior to the evaluate of the proposals."
>>>> slik at ekspertuttalelsene ikke skal gå til søkerne før endelig
>>>> evaluating og allokering er gjennomført. Dette er i tråd med standard
>>>> prosedyrer i Forskningsrådet. Søkerne vil uansett ha mulighet til å
>>>> klage på endelig vedtak. Om jeg har forstått dette riktig, så kan det
>>>> være at en kunne skrive setningen annerledes: ""Applicants will
>>>> receive the experts´ written assessments together with the allocation decision."
>>>>
>>>> 6. Om RFK har hatt noen kommentarer til teksten som ikke er
>>>> innarbeidet, bør styret få kjennskap til disse kommentarene.
>>>>
>>>> Hilsen Anne
>>>> ----------------------------------------
>>>> Dean, professor Anne Borg
>>>> Faculty of Natural Sciences and Technology NTNU
>>>> Phone: +47 7359 3413
>>>> Mobile: +47 4166 2984
>>>> E-mail: anne.borg(a)ntnu.no
>>>>
>>>>
>>>>
>>>>
>>>>
>>>>
>>>>> On 05.06.15 15:05, "Vigdis Guldseth" <vigdis.guldseth(a)uninett.no> wrote:
>>>>>
>>>>> Hei igjen.
>>>>>
>>>>> På siste styremøte 11. mai ble det ikke tilstrekkelig tid til å
>>>>> diskutere sak 19/15: Retningslinjer for RFK. Styret vedtok derfor å
>>>>> behandle denne saken per epost i etterkant av styremøtet.
>>>>> Vedlagt ligger utkastet til retningslinjer, samt forslag til vedtak.
>>>>>
>>>>> Administrasjonen ber styret om eventuelle kommentarer til RFKs
>>>>> retningslinjer innen fredag 12. juni klokken 16, samt
>>>>> styremedlemmenes aksept i tråd med forslag til vedtak.
>>>>>
>>>>> Mvh
>>>>> Vigdis
>>>>>
>>>>> På vegne av
>>>>> Gunnar
